Wenn Sie ein Unternehmen leiten oder im Außendienst tätig sind, ist Ihnen vielleicht folgendes Problem bekannt: Anstatt Zeit bei den Kunden verbringen zu können, verwendet man diese darauf, den Arbeitstag und die Strecken zu planen, die an diesem zurückgelegt werden müssen. Einen beachtlichen Zeitaufwand kostet dann auch das Fahren von Kunde zu Kunde, weil die Reihenfolge der Kunden vielleicht nicht optimal geplant wurde. Denn dieser Prozess ist meist nicht nur langwierig, sondern auch anstrengend und kompliziert. Hier können leicht Komplikationen auftreten oder sich Fehler einschleichen – je wahrscheinlicher, desto mehr Kunden in die Planung mit einbezogen werden müssen.

Mit einem Tourenplaner den Umsatz steigern

Wenn einem dies bekannt vorkommt, sollte man darüber nachdenken, sich eine Software zur Tourenplanung zuzulegen, die diesen Job übernimmt und die dabei hilft, den Arbeitstag von Außendienstmitarbeitern viel effizienter und strukturierter zu gestalten. Dies führt dazu, dass Kosten (wie etwa für die Fahrt), Zeit und auch eine Menge Stress gespart werden. Weniger Kilometer, die dank optimierter Strecken gefahren werden müssen, bedeuten zugleich eine Reduzierung der CO2-Emissionen – was wiederum unserer Umwelt guttut. Außendienstmitarbeiter müssen sich keine weiteren Gedanken mehr machen, sie können sich vollends auf den Kundenkontakt konzentrieren und so die Umsatzziele erreichen.

Was ein automatischer Routenplaner leisten kann

Um von solch einem Programm profitieren zu können, benötigt man im Falle der Software Portatour z.B. nur einen Webbrowser. Dort kann man sich ganz einfach vom iPad oder Smartphone aus anmelden und alle relevanten Kundendaten importieren. Neben den persönlichen Daten der Kunden gehören auch Intervall und geschätzte Dauer der Besuche sowie Betriebsurlaube zu den abzuspeichernden Daten. Eine komplizierte Einrichtung der Software oder ein zeitaufwendiger Datenimport sind nicht nötig. Eine weitere Eigenschaft des Programms besteht darin, dass Kunden nach ihrer Wichtigkeit klassifiziert werden können. Auf diese Weise organisiert das Programm den Arbeitstag so, dass Kunden mit mehr Priorität häufiger eingeplant werden und mehr Zeit bei diesen verbracht wird. Denn es ist klüger, Zeit dort zu investieren, wo diese die meisten Früchte tragen wird, nicht wahr?

Nach der Abspeicherung der Kundendaten müssen nun noch die notwendigen Mitarbeiterdaten vermerkt werden. Auf diese Weise ist es dem Routenplaner möglich,  alle Strecken optimal vom Standort des Mitarbeiters aus zu berechnen. Arbeitszeiten, Übernachtungen, sogar Pausen und Straßenkarten sollten ebenfalls registriert werden, um umfassend von solch einer Software profitieren zu können. Das Programm speichert nun alle Termine und die intelligentesten, kürzesten Routen zwischen den Kunden automatisch ein – man muss sich selbst um nichts mehr kümmern, kann keine Termine mehr vergessen und spart Zeit. Es ist natürlich jederzeit möglich, individuelle Anpassungen – wie z.B. einen Kundentermin, der spontan abgesagt wurde oder hinzu gekommen ist – in der Software zu tätigen. Auch Telefonate, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, können abgespeichert werden, sodass man an diese erinnert wird.

Wer von einer Tourenplanungssoftware profitieren kann

Grundsätzlich eignet sich solch ein Programm für Unternehmen jeder Größe und Branche. Mitarbeitern im Außendienst, die ihre Routen selbstständig planen müssen, wird die Arbeit dadurch ungemein erleichtert – vor allem wenn diese insgesamt mehr als 100 Kunden betreuen müssen. Denn je mehr Kunden man abdecken muss, desto größer ist natürlich auch der Planungsaufwand. Auch für Mitarbeiter, die täglich mindestens vier Kunden besuchen müssen und zwei Stunden oder mehr am Tag im Auto verbringen, rentiert sich eine Routenplanungssoftware ungemein. Diese werden mit Programmen wie Portatour ihre Arbeitsweise immens verbessern können