Der Aufwand für die Lohnabrechnung wird von Unternehmern häufig unterschätzt. Es ist nicht nur der administrative Aufwand der laufend durchzuführenden Lohnabrechnung der Unternehmer zu schaffen machen sollte. Dieser Aufwand ist den meisten Unternehmen bewusst. Unterschätzt wird das Risiko im Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Leider treten die Probleme erst im Nachhinein auf, wenn das Finanzamt eine Prüfung vornehmen möchte und die Unterlagen verlangt. Heute wird bevorzugt ein EDV-Ausdruck verlangt, wo die gesamte Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter abgebildet sind. Zumindest sollte die Lohnabrechnung auch nach den neuesten IT-Standards erfasst werden.

Herausforderungen für den Unte¶rnehmer bei der In-house Durchführung der Lohnabrechnung

Die Anschaffung der Software bzw. der Programme bindet allerdings viele Ressourcen. Es handelt sich um Ressourcen, die ein Unternehmer besser im Unternehmen investieren sollte. Wenn keine neuen Geräte angeschafft werden, dann können neue Mitarbeiter eingestellt werden. Die Konzentration auf die Kernkompetenzen im Unternehmen fördert auch das Umsatzwachstum. Die Lösung ist die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen Spezialisten. Dies bringt viele Vorteile. Vor allem erspart sich der Unternehmer sehr viele Probleme, die meist im Zusammenhang mit einer Finanzprüfung entstehen. Deshalb vergehen oft viele Jahre, in denen man sich in vermeintlicher Sicherheit sieht. Die Probleme kommen erst viel später und die Prüfung bindet weitere Ressourcen des Unternehmers.

Die Vorteile einer outgesourcten Lohnabrechnung

Als Unternehmer ist einem gar nicht bewusst, wie viele Gesetze bei der Lohnabrechnung eingehalten werden müssen. Es reicht auch nicht, die Gesetze einmalig zu lernen. Sie ändern sich Jahr für Jahr bzw. werden sie in der Regel jährlich durch den Gesetzgeber an die aktuellen Entwicklungen der Wirtschaft angepasst. Es kann nicht die Aufgabe des Unternehmers sein, sich mit diesen Gesetzen zu beschäftigen. Noch weniger passt es ins Unternehmensbild, sich mit der mühevollen Arbeit der Lohnabrechnung zu beschäftigen. Die Lohnabrechnung wächst mit jedem Mitarbeiter. Die Arbeit wiederholt sich jeden Monat. Ein externer Dienstleister hat zudem jahrelange Erfahrung in diesem Bereich angesammelt. Dies führt zu einer erweiterten Kompetenz. Die Mitarbeiter werden regelmäßig geschult. Zudem werden die Mitarbeiter auch mit der neuesten Software arbeiten und genießen einen höheren Schutz durch die Anwendung moderner IT-Infrastruktur. Unter diesen Bedingungen kann der Unternehmer niemals die Lohnabrechnung durchführen.